Inhoud
- Leer om rapportage veel gemakkelijker te maken!
- Gegevens exporteren naar Excel
- Gegevens importeren in Excel
Leer om rapportage veel gemakkelijker te maken!
Microsoft Excel is een geweldige tool, maar het is alleen zo nuttig als de gegevens waartoe het toegang heeft. Als u in een andere applicatie werkt, zoals Microsoft Access, Google Adwords, Gmail of een ander programma dat gegevens naar een CSV- of XLS-bestand kan exporteren, moet u leren hoe u een bestand in Excel importeert. Op die manier kunt u allerlei functies en formules uitvoeren om uw gegevens beter te interpreteren, of gewoon een betere controle hebben over hoe ze worden weergegeven en beheerd.
Bekijk onze Excel-handleidingen voor meer tips.
De schermafbeeldingen naast deze instructies zijn voor de Microsoft 365-versie van Excel, maar de instructies zijn ook van toepassing op Excel 2019 en Excel 2016.
Gegevens exporteren naar Excel
Excel kan gegevens uit verschillende bronnen halen, van andere Excel-werkmappen tot tekstbestanden, Facebook, andere tabellen en gegevensbereiken en elke web-URL die u invoert. Als u direct toegang heeft tot de gegevens, kunt u rechtstreeks vanuit die bron importeren, wat we hier zullen bespreken.
Voor sommige toepassingen moet u mogelijk eerst de gegevens uit die toepassing exporteren of zelfs de opties hebben om rechtstreeks naar Excel te exporteren. Dat valt buiten het bestek van dit artikel omdat er te veel applicaties zijn om individueel op te noemen. Maar als vuistregel kan dit worden bereikt door naar te gaan het dossier > Exporteren en het selecteren van een bestandstype dat compatibel is met Excel, of Excel zelf als het er rechtstreeks naar exporteert. Microsoft Excel ondersteunt een lange lijst met bestandsindelingen, maar u wilt meestal dat de gegevens worden weergegeven in een door komma's gescheiden waarde (CSV) of tekstindeling.
Gegevens importeren in Excel
Als u wilt oefenen met het exporteren van gegevens naar Excel, kunt u ons voorbeeld volgen met behulp van een voorbeelddatabase van Microsoft.
-
Voordat u begint met het exporteren / importeren, is het een goed idee om uw gegevens snel te bekijken om er zeker van te zijn dat alles in orde is. U verspilt alleen uw tijd als u onjuiste of onvolledige gegevens importeert, omdat u mogelijk de hele import- / exportbewerking opnieuw moet uitvoeren.
-
Wanneer u klaar bent, exporteer de gegevens indien nodig met uw specifieke toepassing of bron en open (of maak) het Excel-werkblad waarnaar u de gegevens wilt importeren.
-
Selecteer de Gegevens tabblad in het bovenste menu. Boven de Gegevens ophalen en transformeren ondertitel zijn er een aantal opties waaruit je kunt kiezen, maar als geen van hen van toepassing is, selecteer dan de gegeneraliseerde Gegevens verkrijgen knop.
-
Omdat we in ons voorbeeld een Access-database willen importeren, selecteren we Gegevens ophalen> Uit database > Van Microsoft Access Database.
-
Selecteer in het volgende venster van de Verkenner de database (of een ander bestandstype) waaruit u de gegevens wilt importeren en selecteer OK.
-
Aangezien ons voorbeeld Access-bestand een aantal databases heeft, geeft het Navigator-venster ons een aantal importopties. In dit geval gaan we importeren qrySalesbyCategory door het te selecteren en vervolgens te selecteren Laden. Selecteer als u de gegevens wilt wijzigen voordat u deze importeert Gegevens transformeren in plaats daarvan.
Excel kan alleen het gegevensblad, het formulier en het rapport importeren. Extra's zoals macro's en modules worden niet geïmporteerd in uw Excel-werkblad.
Afhankelijk van de grootte van uw database en de snelheid van uw pc, kan het importeren van de gegevens enige tijd in beslag nemen, dus wacht totdat deze is voltooid. Maar als alles volgens plan is verlopen, zou u nu, wanneer het klaar is, uw gegevens volledig geïmporteerd in Excel moeten zien en weergegeven in een handig formaat. U kunt doorgaan met het importeren van gegevens als u meer nodig heeft of aan de slag gaan met het toepassen van functies, formules en andere handige tools die Excel te bieden heeft.
In sommige compatibele toepassingen, zoals Access, kunnen gegevens eenvoudig uit een actieve Access-database worden gekopieerd en in Excel worden geplakt. Voor meer soorten hierover, bekijk onze gids voor kopiëren en plakken.
